e-Data Protection GmbH Dachauplatz 8 93047 Regensburg Tel [0941] 567 12 006 FAX [0941] 567 12 008 e-Mail: info@e-data-protection.de Geschäftsführer: Rechtsanwalt Markus von Hohenhau

Datenschutzerklärung für das Hinweisgeber- Meldesystem - interne Hinweisgebermeldestelle Nachfolgend möchten wir Sie über den Datenschutz im Hinweisgeberportal e-Meldestelle sowie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Datenschutz hat einen hohen Stellenwert für uns. Ergänzend gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung zur Nutzung unserer Website und zu allgemeinen Anfragen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden könnten, so z.B. Name, IP-Adresse, Telefonnummer, usw. Diese Daten werden teilweise automatisch beim Besuch der Website verarbeitet (z.B. IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, etc), oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung geben, oder wenn Sie uns Ihre Daten freiwillig mitteilen, z.B. ihre Daten in ein Formular auf unserer Website eintragen. Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach DSGVO aufklären. Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, sowie das Recht zur Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Sie haben weiterhin das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Weiterhin steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Verantwortlicher für den Datenschutz / verarbeitende Stelle ist die Firma e-Data Protection GmbH Dachauplatz 8 93047 Regensburg Geschäftsführer RA Markus von Hohenhau Tel: 0941-56712006 Fax: 0941-56712008 e-Mail: info@e-meldestelle.de Verarbeitung Ihrer Daten des Meldesystems - Post, Telefon, Fax, eMail, Online-Tool oder Videokonferenz Die Firma e-Data Protection GmbH (Verantwortlicher - nachfolgend „wir“ genannt) betreibt das interne Meldesystem im Auftrag von Unternehmen (im Folgenden „Auftraggeber“). Mitarbeiter des Auftraggebers und ggf. auch Dritten (im Folgenden „Hinweisgeber“) können über die eingerichteten Systeme (Telefon, Fax, eMail, Onlinetool oder Videokonferenz) auch anonyme Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße oder ethisches Fehlverhalten durch Mitarbeiter des Unternehmens übermitteln mit dem Ziel der Prüfung der Hinweise und ggf. der Einleitung von Folgemaßnahmen zur Beseitigung von Mängeln oder Ahndung von Verstößen. Die interne Meldestelle erhält die personenbezogenen Daten in der Regel durch die hinweisgebende Person. Darüber hinaus dürfen bei der Durchführung der Folgemaßnahmen im Sinne von § 29 HinSchG neue personenbezogene Daten erhoben und weiterverarbeitet werden. Wir verarbeiten im Rahmen des internen Meldesystem unter anderem folgende personenbezogenen Daten: • Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (alle Angaben freiwillig); • Beschäftigteneigenschaft • Informationen zu Betroffenen, d.h. natürliche Personen, die in einer Meldung als eine Person bezeichnet wird, die den Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder sonstige Informationen, die eine Identifikation ermöglichen; • Informationen über Verstöße, die ggf. Rückschlüsse auf eine natürliche Person erlauben. Wir erheben die Daten im direkten Kontakt mit dem Hinweisgeber. Diese werden ggf. verifiziert und angereichert durch Informationen, die wir vom Auftraggeber zur Erfüllung unseres Auftrags erhalten. Aus öffentlichen Quellen erheben wir – soweit nicht vorhanden – Kontaktdaten und ergänzende Informationen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten des Hinweisgebers besteht nicht. Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten des Hinweisgebers hat in der Regel zur Folge, dass nicht über Folgemaßnahmen informiert werden kann. Möglicherweise kann der Sachverhalt nicht vollständig aufgeklärt werden. Wenn Sie uns über unser Online-Kontaktformular Meldungen senden, können Sie anstatt Ihres richtigen Namens auch ein Pseudonym verwenden. Die Eingabe einer e-Mail Adresse ist freiwillig um uns zu ermöglichen mit Ihnen per e-Mail in Kontakt treten zu können. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten, jedoch können wir ohne entsprechende Kontaktdaten von Ihnen nicht mit Ihnen in Kontakt treten und Ihnen z.B. den Stand der Bearbeitung Ihres Anliegens mitteilen. Wenn Sie uns keine Kontaktdaten mitteilen, wozu Sie auch nicht verpflichtet sind, so bitten wir Sie sich bei uns zu melden, wenn Sie den Status Ihres Anliegens erfahren wollen. Wir bitten Sie dann zur Verifizierung das von Ihnen in die Meldung eingegebene Kennwort und den Tag und Uhrzeit Ihre Meldung mitzuteilen. Ohne entsprechende Verifizierung können wir Ihnen leider keine Auskünfte erteilen. Wenn die hinweisgebende Person ihre Meldung anonym abgibt und keine Kontaktmöglichkeit angibt, hat die interne Meldestelle keine Möglichkeit, die hinweisgebende Person bei etwaigen Rückfragen zu kontaktieren und ggf. über das Ergebnis der Prüfung in Kenntnis zu setzen. Im Fall einer Offenlegung kann sich die hinweisgebende Person, wenn sie keine Kontaktmöglichkeit angibt, auch nicht darauf berufen, dass keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder, dass sie keine Rückmeldung über das Ergreifen solcher Folgemaßnahmen erhalten hat. Eine geschützte Offenlegung von Informationen aus diesen Gründen ist dann nicht möglich. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO) Gemäß § 10 Satz 1 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verarbeitet die interne Meldestelle des Unternehmens im Sinne von Artikel 4 Nummer 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e, Absatz 3 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 12 HinSchG zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen. Gemäß § 10 Satz 2 HinSchG ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DSGVO zulässig, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle des Unternehmens erforderlich ist. Diese Aufgaben umfassen den Schutz von hinweisgebenden Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die interne Meldestelle des Unternehmens melden, sowie den Schutz der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und sonstiger Personen, die von einer Meldung betroffen sind (vgl. § 1 HinSchG). Auf unserer Website findet keine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling statt. Wir setzen keine KI-Anwendungen ein. Kategorien von Empfängern der Daten (Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO) Gemäß § 8 Absatz 1 Satz 1 HinSchG hat die interne Meldestelle des Unternehmens die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen zu wahren. Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich von der internen Meldestelle des Unternehmens nicht offengelegt werden. Ausnahmen sind in § 9 HinSchG ausdrücklich geregelt und an strenge Voraussetzungen geknüpft. (a) Im Rahmen der Datenverarbeitungstätigkeit „Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen“ können, wenn die Voraussetzungen des § 9 HinSchG vorliegen, personenbezogene Daten an folgende Empfänger weitergeleitet werden: • Strafverfolgungsbehörden: in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden • Verwaltungsbehörden: aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren • Gerichte: aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen nach § 8 IV HinSchG an die jeweils zuständige Stelle weitergegeben werden • bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung, • sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit erforderlich ist, • sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist, • in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde, • aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren, • aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung, • Aufgrund von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn: • Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung für uns besteht, Personenbezogene Daten, die im Rahmen von Information und Beratungen erhoben werden, werden keinen anderen Stellen offengelegt. Personenbezogene Daten werden nicht an Drittländer (Staaten außerhalb der Europäischen Union und dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation (Artikel 44 ff. DSGVO) übermittelt. Dauer der Speicherung der Daten In der Regel werden die Daten aus einer Meldung 3 Jahre (§ 11 V HinSchG) nachdem das Verfahren endgültig abgeschlossen ist gelöscht, es sei denn, die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte (z. B. Einleitung von Straf- oder Disziplinarverfahren) erfordert die weitere Verarbeitung oder es besteht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen oder berufsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten, oder sofern eine längere Verarbeitung erforderlich und verhältnismäßig ist. Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Untersuchung der Meldungen, um Verstöße gegen geltendes Recht zu verhindern, aufzudecken und/oder Folgemaßnahmen nach HinSchG vorzunehmen. Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers verarbeiten wir nur, wenn uns der Hinweisgeber dazu eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO abgegeben hat. Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu betroffenen Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO iVm § 10 HinSchG. Datensicherheit - SSL-Verschlüsselung Wir verwenden auf unserer Website das SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) zur Verschlüsselung und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte. Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schlüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der Statusleiste Ihres Browsers - die Adresszeile Ihres Browsers zeigt bei einer SSL-Verschlüsselung "https://" an. Unsere Sever stehen in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland bei einem der führenden großen Hoster Eine Übermittlung personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt. Betroffenenrechte Sie haben das Recht: • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen; • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen; • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten in Deutschland sowie deren Kontaktdaten können Sie unter folgendem Link finden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Li nks/anschriften_links-node.html. Änderung dieser Datenschutzerklärung - Stand Durch die Weiterentwicklung unserer Meldeplattfom oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern. 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