Was sind die rechtlichen Grundlagen des Whistleblowings in Deutschland? In Deutschland gibt es für Beschäftigungsgeber spezieller Branchen schön länger rechtliche Verpflichtungen zur Einführung von Whistleblowing- Verfahren (z.B. GWG, KWG, WpHG, VAG, FinDAG, 91 II AktG, Sarbanes Oxley Act, etc). Zum 16.12.2019 ist die EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 - https://eur- lex.europa.eu/legal- content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937) in Kraft getreten. Diese verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten, die darin enthaltenen Vorgaben, insbesondere den Schutz von hinweisgebenden Personen und die Einrichtung von Meldestellen, bis zum 17.12.2021 in nationales Recht umzusetzen (die Umsetzung erfolgte in Deutschland nicht rechtzeitig, weshalb die EU ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet hat). Wenn eine EU-Richtline nicht rechtzeitig umgesetzt wird kann die Richtlinien auch grundsätzlich unmittelbare Wirkung entfalten. In Bezug auf die HinSch- RL nach hM davon auszugehen, dass insbesondere die Pflicht der Kommunen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors zur Einrichtung interner Meldestellen seit dem 18.12.2021 unmittelbare Wirkung entfaltet. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) soll der bislang unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut und die EU-Whistleblower- Richtlinie in nationales Recht umgesetzt werden. Der Schutz hinweisgebender Personen und sonstiger von einer Meldung betroffener Personen soll gestärkt und es soll sichergestellt werden, dass ihnen im Rahmen der Vorgaben dieses Gesetzes keine Benachteiligungen drohen. Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person sind untersagt. In diesem Zusammenhang wird auch eine Beweislastumkehr (§ 36 HinSchG) eingeführt. Arbeitgeber müssen demnach künftig nachweisen, dass Maßnahmen gegen Arbeitnehmer nicht im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Missständen stehen. Was ist der Anwendungsbereich des HinSchG? Der persönliche Anwendungsbereich des HinSchG ist weit gefasst und umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Der Begriff „Arbeitnehmer“ bzw. „Arbeitnehmerin“ wird dabei weit ausgelegt einschließlich leitender Angestellter, Auszubildende, überlassene Leiharbeitnehmer, Teilzeitbeschäftigte, arbeitnehmerähnliche Personen, Scheinselbstständige sowie Leitungsorgane und auch Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat und sich in einem vorvertraglichen Stadium befindet. Auch Zulieferer, Dienstleister, Mitarbeiter von Lieferanten sowie Beschäftigte im öffentlichen Dienst wie Beamte, Richter, Soldaten können Hinweisgeber sein. Das HinSchG begründet keine Pflicht für Unternehmen, Hinweise von Personen, die nicht in den persönlichen Anwendungsbereich fallen, d.h. von Unternehmens- Externen, zuzulassen. Es empfiehlt sich jedoch, dies als Option zu berücksichtigen, insb. im Hinblick auf die im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vorgesehene Verpflichtung zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens, sowie zur Vermeidung von Meldungen an externe Stellen oder an die Öffentlichkeit. In den sachlichen Anwendungsbereich (§ 2 HinSchG) werden alle Verstöße einbezogen, die strafbewehrt sind, sowie bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient (u.a. Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz). Informationen über Verstöße fallen dann in den Anwendungsbereich des Gesetzes, wenn sie sich auf den Beschäftigungsgeber oder eine andere Stelle, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stand, beziehen. Welche Rechtsgebiete werden vom Hinweisgeberschutzgesetz umfasst? Die hinweisgebende Personen wird von dem Schutz des HinSchG erfasst, wenn sie Verstöße gegen folgende Vorschriften meldet: 1. Verstöße gegen Strafvorschriften - somit jede Strafnorm nach deutschem Recht. 2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Die Regelung ist nach dem Willen des Gesetzgebers weit zu verstehen. Eine Bußgeldvorschrift dient dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane, wenn sie diesen Schutz bezweckt oder dazu beiträgt, den Schutz der genannten Rechtsgüter und Rechte zu gewährleisten, z.B folgende Bereiche: • Arbeitsschutz, • Gesundheitsschutz, • Verstöße gegen das Mindestlohngesetz, • Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes, • Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten, Konzernbetriebsräten, Wirtschaftsausschüssen sanktionieren (§ 121 BetrVerfG). 3. Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden. Dies umfasst eine Vielzahl verschiedener Bereiche, die zur Umsetzung der EU-Whistleblower-RL im HinSchG enthalten sind, z.B. • Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, • Vorgaben zur Produktsicherheit, • Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, • Vorgaben zum Umweltschutz, Strahlenschutz, • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, • Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, • Regelungen des Verbraucherschutzes, • Regelungen des Datenschutzes, • Sicherheit in der Informationstechnik, • Vergaberecht, • Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften. Informationen über Verstöße fallen jedoch nur dann in den Anwendungsbereich des Gesetzes, wenn sie sich auf den Beschäftigungsgeber oder eine andere Stelle, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stand, beziehen. Was ist ein Hinweisgeber (Whistleblower)? Ein Hinweisgeber ist eine Person, die mutmaßliches oder tatsächliches Fehlverhalten meldet und zum Zeitpunkt der Meldung in dem begründeten Glauben ist, dass die Information wahr ist. Eine begründete Überzeugung ist eine Überzeugung, die eine Person aufgrund von Beobachtungen, Erfahrungen oder ihr bekannten Informationen hat und die auch eine andere Person unter den gleichen Umständen haben würde. Laut Wikipedia ist die Herkunft des Begriffs „Whistleblower“ nicht eindeutig belegt. Es besteht eventuell eine semantische Beziehung zu dem deutschen Begriff „verpfeifen“. Als mögliche Herkunft gilt u.a die Praxis, eine Pfeife zu blasen, um Alarm zu schlagen oder Aufmerksamkeit zu erregen (z.B. englische Polizisten, die mittels einer Trillerpfeife andere Polizisten auf einen Verbrecher aufmerksam machten, oder Schiedsrichter beim Fußball, die durch Pfeifen das Spiel nach Regelverstößen unterbrechen). Welche Personen dürfen über das unternehmensinterne Hinweisgebersystem Meldungen abgeben? Das HinSchG sieht vor, dass die Meldekanäle gegenüber allen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinen des Unternehmens offenstehen müssen. Der Begriff „Arbeitnehmer“ bzw. „Arbeitnehmerin“ wird dabei weit ausgelegt einschließlich leitender Angestellter, Auszubildende, überlassene Leiharbeitnehmer, Teilzeitbeschäftigte, arbeitnehmerähnliche Personen, Scheinselbstständige sowie Leitungsorgane und auch Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat und sich in einem vorvertraglichen Stadium befindet. Auch Zulieferer, Dienstleister, Mitarbeiter von Lieferanten sowie Beschäftigte im öffentlichen Dienst wie Beamte, Richter, Soldaten können Hinweisgeber sein. Das HinSchG begründet keine Pflicht für Unternehmen, Hinweise von Personen, die nicht in den persönlichen Anwendungsbereich fallen, d.h. von Unternehmens- Externen, zuzulassen. Es empfiehlt sich jedoch, dies als Option zu berücksichtigen, insb. im Hinblick auf die im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vorgesehene Verpflichtung zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens, sowie zur Vermeidung von Meldungen an externe Stellen oder an die Öffentlichkeit. Warum liegen Hinweisgebersysteme auch im Interesse der Unternehmen? Hinweisgebersysteme liegen auch im Interesse der Unternehmen. Es ist weitaus vorteilhafter, wenn Missstände intern aufdeckt werden, als wenn sie von Dritten oder eventuell Medien entdeckt und an die Öffentlichkeit gebracht werden. Interne Meldungen reduzieren das Risiko, mit strafrechtlichen und regulatorischen Vorwürfen und Sanktionen konfrontiert zu werden, Reputations- und wirtschaftlichen Schaden zu erleiden und sich zivilrechtlicher Haftung ausgesetzt zu sehen. Mitarbeiter sollen daher dazu ermutigt werden rechtswidrige Zustände, wie Mobbing, Korruption oder Verstöße gegen Gesetze im Unternehmen diskret intern melden können, ohne dabei Sanktionen fürchten zu müssen. Unternehmen bekommen dadurch die Chance, einem Hinweis zunächst intern nachzugehen und diesen aufzuklären, bevor sich z.B. die Staatsanwaltschaft im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens damit beschäftigt. Eventuell haben sie auch noch Zeit zur Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige oder Meldung an die Datenschutzaufsicht. U.u. können auch Durchsuchungen der Ermittlungsbehörden im Unternehmen verhindert werden. Gibt es auch außerhalb des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) Regelungen, die eine Verpflichtung zur Einführung von Whistleblowing-Verfahren vorsehen? In Deutschland gibt es für Beschäftigungsgeber spezieller Branchen schön länger rechtliche Verpflichtungen zur Einführung von Whistleblowing- Verfahren (z.B. GWG, KWG, WpHG, VAG, FinDAG, 91 II AktG, Sarbanes Oxley Act, etc). Zum 16.12.2019 ist die EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 - https://eur- lex.europa.eu/legal- content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937) in Kraft getreten. Diese verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten, die darin enthaltenen Vorgaben, insbesondere den Schutz von hinweisgebenden Personen und die Einrichtung von Meldestellen, bis zum 17.12.2021 in nationales Recht umzusetzen. Die Umsetzung erfolgte in Deutschland nicht rechtzeitig, weshalb die EU ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet hat. Wenn eine EU-Richtline nicht rechtzeitig umgesetzt wird, kann die Richtlinie auch grundsätzlich unmittelbare Wirkung entfalten. In Bezug auf die HinSch- RL nach hM davon auszugehen, dass insbesondere die Pflicht der Kommunen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors zur Einrichtung interner Meldestellen seit dem 18.12.2021 unmittelbare Wirkung entfaltet. Was ist eine interne Meldestelle? Eine interne Meldestelle ist eine Stelle, an die sich Hinweisgeber mündlich, schriftlich oder auch persönlich wenden können um Informationen über Fehlverhalten mitzuteilen. In Betracht kommen Führungskraft, Compliance Officer, HR Leiter, Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragter, betrieblicher Arbeitnehmervertreter oder auch externe Dritte bei denen eine interne Meldestelle eingerichtet wurde (z.B. Anwaltskanzleien oder spezielle Beratungsunternehmen, wie die e-Data Protection GmbH) Zur besseren Handhabung eines Hinweisgebersystems sollte die Abteilung/ Person, welche die Funktion der internen Meldestellte im Unternehmen wahrnimmt, ausdrücklich schriftlich mit dieser Verantwortlichkeit betraut werden. Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 HinSchG). Dies dürfte zumindest Erfahrungen bei der Entgegennahme vertraulicher Hinweise sowie Erfahrungen in der Gesprächsführung mit hinweisgebenden Personen und Erfahrungen mit der Bewertung der Glaubhaftigkeit und Glaubwürdigkeit des Hinweises bzw. der hinweisgebenden Person, wie es z.B. auch Strafverteidiger oder Anwälte haben. Was ist eine externe Meldestelle? Eine externe Meldestelle ist eine Behörde, an die sich Hinweisgeber ebenfalls mündlich oder schriftlich wenden können und Informationen über Fehlverhalten im Unternehmen geben können (Bundesamt für Justiz (BfJ; Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht; Bundeskartellamt; weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten) Hinweisgebende Personen dürfen wählen, ob sie sich zunächst intern an das Unternehmen und/oder extern an die zuständige Behörde wenden. Hinweisgeber sollten in den Fällen, in denen wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen (§ 7 HinSchG). Unternehmen sollten daher intensiv das interne Hinweisgebersystem unterstützen, um möglichst starke Anreize zu setzen, dass das interne Hinweisgebersystem vorrangig genutzt wird und somit ein externer Hinweis möglichst unterbleibt (so auch § 7 III HinSchG). Unternehmen sollten daher klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereithalten. Die Möglichkeit einer externen Meldung darf hierdurch nicht beschränkt oder erschwert werden. Welche Qualifikation muss eine interne Meldestelle aufweisen - wie sind Meldekanäle einzurichten? Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 HinSchG). Das HinschG verlangt Meldekanäle, die so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeiter der Zugriff darauf verwehrt wird. Wichtig ist, dass nur die befugten Mitarbeiter, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, Zugriff auf Informationen haben, aus denen die Identität des Hinweisgebers hervorgeht. In der Regel hat die IT-Abteilung des Unternehmens Zugriff auf Telefon und e-Mail und ist auch nicht zuständig für das Entgegennehmen und die Aufklärung von Meldungen. Das heißt, dass die IT Abteilung von dem Inhalt etwaiger Meldungen abgeschirmt werden muss. Möglichst keine Meldung über Betriebs-e-Mail Adressen / eMail Systeme des Unternehmens oder Hinweisgeberschutzsystemen auf der eigene IT / Website. Kann die Rechtsabteilung des Unternehmens oder Synikusanwälte mit den Aufgaben der interne Meldestelle beauftragt werden? Dies ist generell möglich. Das HinSchG verlangt Meldekanäle, die so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass nicht nur die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebers, sondern auch die Vertraulichkeit von Dritten, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird. Bei Syndikusanwälten besteht immer das Problem des Zeugnisverweigerungsrechts. Syndikus-Anwälten stehen im Strafverfahren in Rechtsangelegenheiten des Unternehmens (i.a.R.) weder ein Zeugnisverweigerungsrecht zu noch sind sie vor Ermittlungsmaßnahmen oder Beschlagnahmen geschützt (so auch EuGH C 550/07 P, Akzo Nobel Chemicals Ltd. gegen Kommission – 14.09.2021). Ein "vollwertiger" Anwalt sind sie daher nicht – so auch § 53 I Nr. 3 StPO. Zu berücksichtigen ist auch, ob sich ein Hinweisgeber wirklich sicher fühlt, wenn er sich mit vertraulichen Hinweise an die interne Rechtsabteilung (welche auch Rechtsverstöße begehen kann) wendet. Oftmals haben Melder zu externen und von Unternehmen getrennten Personen ein größeres Vertrauen, vor allem wenn es sich um externe erfahrene Rechtsanwälte handelt und sie sich dann an diese Meldestelle wenden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Hinweisgeber sich an Behörden, externe Meldestellen oder die Öffentlichkeit wenden, da Sie kein Vertrauen zur internen Meldestelle haben. Was sind die Aufgaben einer internen Meldestelle? Geht ein Hinweis bei einer internen Meldestelle, so muss diese der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen. Sie muss dann prüfen, • ob der sachliche Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG eröffnet ist. • Sie hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt (anonyme Meldung). • Sie prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, • Sie ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und • Sie ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 (nächste Folie) • Sie gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung über die geplanten sowie bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. Folgemaßnahmen der internen Meldestelle: • interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren, • die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, • das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder • das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde abgeben. Die hinweisgebende Person soll möglichst umfassend über den Umgang mit ihrem Hinweis unterrichtet werden. Dies umfasst sowohl eine Empfangsbestätigung als auch eine Darlegung der geplanten und ergriffenen Folgemaßnahmen sowie der Ergebnisse einer etwaigen Untersuchung. Kann ein Unternehmen auch die interne Meldestelle an Dritte auslagern? Es ist zulässig die interne Meldestelle auch an externe als sog. Ombudssystem einzurichten (§ 14 HinSchG). Hierbei handelt es sich im Regelfall um externe Rechtsanwälte, die den Hinweisgebern als Anlaufstelle zur Verfügung stehen. Diese geben den Hinweis – ggf. nach Vornahme eines rechtlichen „First-Level-Checks“ – an das Unternehmen weiter. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Die anwaltliche Übernahme der Meldestelle bedeutet nicht, dass die Hinweisgeber zu Mandanten der Kanzlei werden. Rechtsanwälte dürfen deswegen ausschließlich im Interesse ihres auftraggebenden Unternehmens handeln. Bei ausgelagerten Meldestelle ist nach unserer Ansicht mit einer deutlich höhere Bereitschaft von Hinweisgebern zu rechnen, sich an dieausgelagerte Meldestelle zu wenden als an eine im Unternehmen selbst eingerichtete Stelle Was muss datenschutzrechtlich bei Hinweisgebersystemen beachtet werden? Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten hat die interne Meldestelle die Vorschriften über den Datenschutz einzuhalten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist hier Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG. Dabei umfasst die Norm auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten aus Art. 9 DSGVO. Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten hat die Meldestelle angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen (§ 22 Absatz 2 Satz 2 BDSG) Soweit externe Dritte im Rahmen einer Auftragsverarbeitung mit der Einrichtung und dem Betreiben der internen Meldestelle beauftragt werden (Website, Telefon, Online-Meldungen), sind die Vorgaben für Auftragsdatenverarbeitungen zu beachten (Art. 28 DSGVO. Es bedarf zudem einer vollständigen Information über die Datenverarbeitungen gem. Art. 13, 14 DSGVO. Verstößt das Hinweisgebersystem gegen diese oder weitere datenschutzrechtliche Vorgaben, drohen gravierende Sanktionen. Wie werden Hinweisgeber geschützt? Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben (§ 36 HinSchG). Das heißt Hinweisgeber sind gegen alle direkten oder indirekten Handlungen oder Unterlassungen in einem beruflichen Kontext geschützt, die durch eine interne oder externe Meldung oder eine Offenlegung ausgelöst werden und durch die ein ungerechtfertigter Nachteil für den Hinweisgeber entstehen kann (z.B. Kündigung oder Suspendierung, Abmahnung, Versetzung oder Aufgabenverlagerung, Nichtbewilligung einer Fortbildung, soziale Ausgrenzung, Mobbing etc.). Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien ist der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen (§ 37 HinSchG), jedoch kein Recht Anspruch auf Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, eines Berufsausbildungsverhältnisses oder eines anderen Vertragsverhältnisses oder auf einen beruflichen Aufstieg. Frage: Wenn sich hinweisgebende Personen an die Öffentlichkeit wenden sind Sie dann auch noch nach HinSchG geschützt? Eine hinweisgebende Person, welche Informationen gegenüber der Öffentlichkeit offenbart, kann sich nur dann auf den vorgesehenen Hinweisgeberschutz berufen, wenn durch das Unternehmen (intern) und/oder die Behörde (extern) keine geeigneten Maßnahmen innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens ergriffen wurde. Was sind die Voraussetzungen, dass Hinweisgeber durch das Gesetz geschützt werden. Die Voraussetzungen für den Schutz der hinweisgebenden Person sind in den §§ 33 ff. HinSchG enthalten. Der Schutz gilt für hinweisgebende Personen, sofern • diese eine „interne Meldung“ oder „externe Meldung“ erstattet haben, im Ausnahmefall wird auch eine Offenlegung geschützt, • die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen, und • die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. Werden auch die von der hinweisgebenden Person beschuldigten Personen geschützt? Das HinSchG verlangt Meldekanäle, die so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass nicht nur die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber:in, sondern auch die Vertraulichkeit von Dritten, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeiter:innen der Zugriff darauf verwehrt wird. Insbesondere das Austarieren von Beschuldigtenschutz einerseits und Hinweisgeberschutz andererseits bereitet bei unternehmensinternen Ermittlungen von Hinweisen häufig Probleme. Wer muss beweisen, dass ein Unternehmen unzulässige, arbeitsrechtliche Maßnahmen gegen eine hinweisgebende Person ergriffen hat? Grundgedanke des deutschen Zivilprozessrechts ist, dass die Partei, die einen Anspruch geltend macht, die anspruchsbegründenden Tatsachen im Prozess vortragen und auch beweisen muss. Damit hinweisgebende Personen nicht von einer Meldung oder Offenlegung eines Verstoßes durch die schwierige Beweisführung in einem Prozess abgeschreckt werden, erleichtert es ihnen das HinSchG, ihre Rechte geltend zu machen. Erleidet eine hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit und macht sie geltend, diese Benachteiligung infolge einer Meldung oder Offenlegung nach diesem Gesetz erlitten zu haben, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie für diese Meldung oder Offenlegung ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte. Das bedeutet, dass in solchen Fällen der Arbeitgeber nachweisen muss, dass sein Vorgehen in keiner Weise mit der erfolgten Meldung oder Offenlegung in Verbindung stand (Beweislastumkehr - § 36 HinSchG). Jedoch muss die hinweisgebende Person darlegen und beweisen, dass eine Maßnahme eine Benachteiligung darstellt. In welcher Form müssen Hinweisgebermeldungen dokumentiert werden und wie lange dürfen diese verarbeitet werden? Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes. Erfolgt die Meldung über das Telefon oder über Videocall / Onlinemeeting, darf eine Bild/Tonaufzeichnung oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit der Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen (§ 11 HinSchG). Erfolgt die Meldung im Rahmen eines Treffens darf mit Zustimmung des Hinwesgebers eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann als Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein Wortprotokoll erfolgen. Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen und zu korrigieren sowie es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist. Die Dokumentation muss drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden. Sie kann auch länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist – Grund und Dauer der Aufbewahrung sollten dann genau dokumentiert werden). Muss das Hinweisgebersystem anonyme Meldungen ermöglichen oder müssen diese vom Unternehmen aufgearbeitet werden? Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Die externe Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Vorbehaltlich spezialgesetzlicher Regelungen besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Woher wissen Mitarbeiter, ob sie ein beobachtetes oder erlebtes Verhalten im Hinweisgebersystem melden sollen? Häufig ist es für Mitarbeiter nicht einfach zu beurteilen, ob ein erlebtes Verhalten, einen meldefähigen „Rechtsverstoß“ oder ein „unethisches Verhalten“ darstellt. Es ist daher empfehlenswert, den Mitarbeitern durch klar formulierte Richtlinien und Guidelines ein Bild davon zu vermitteln, welche Verhaltensweisen als meldewürdig erachtet werden. Komplexe Rechtsbegriffe sollten so gut es geht vermieden werden. Informationen über Verstöße fallen dann in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes, wenn sie sich auf den Beschäftigungsgeber oder eine andere Stelle, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stand, beziehen. Mitarbeitern sollte ein Verständnisses von der Zuständigkeit und Arbeitsweise der Meldestelle und den Möglichkeiten einer Meldung gegeben werden, um das Vertrauen der Mitarbeiter in die Funktionsweise und Effektivität eines Hinweisgebersystems zu gewinnen und zu bewahren. Es ist daher empfehlenswert, den Whistleblowing- Prozess in einer Richtlinie/Policy festzuschreiben und diese allen Mitarbeitern in einer leicht zugänglichen Weise (Handout, Website, Interne Mail oder Nachricht) bekannt zu geben. Die internen Meldestellen müssen zudem für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereithalten. Was ist der Zweck einer Whistleblowing-Policy? Eine effektive Hinweisgeber-Richtlinie im Unternehmen schafft Vertrauen, indem sie • Mitarbeitern und andere Dritte über die Unternehmensstandards aufklärt. • eine klare Anleitung für den Hinweisgeber-Prozess liefert. • erklärt, wo und wie Hinweisgeber ihre Meldung angeben können - welche Meldekanaäle betehen • definiert, welche Arten von Hinweisen möglich sind. • rechtliche Schutzmaßnahmen oder Einschränkungen erläutert. Eine Whistleblowing Policy sollte ethisches Verhalten im Unternehmen fördern und unterstützen, so dass Fehlverhalten und Gesetzteverstöße frühzeitig und sicher gemeldet werden. Auch der Begriff des Hinweisgebers und seine Rechte sollen genau erklärt werden. Dürfen über das Hinweisgebersystem auch Geschäftsgeheimnisse und/ oder vertrauliche Informationen des Unternehmens gemeldet werden? Nicht für alle Meldungen oder Offenlegungen kann Hinweisgeberschutz erwirkt werden. Sicherheitsinteressen sowie Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten haben Vorrang vor dem HinSchG (§ 5 HinSchG - nationale Sicherheit oder wesentliche Sicherheitsinteressen des Staates, Informationen von Nachrichtendiensten, Informationen, die die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen, die in den Anwendungsbereich des Artikels 346 des Vertrags über die Arbeitsweise der EU fallen, Verschwiegenheitspflichten von Rechtsanwälten, Patentanwälten, Notaren, Ärzten, Zahnärzten und und Angehörige eines anderen Heilberufs). Betriebsrat: Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems und der Aufklärung von Meldungen? Die Modalitäten der Umsetzung des HinSchG, sind überwiegend zustimmungspflichtig als Ordnungsverhalten nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Der Betriebsrat hat somit im Regelfall bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems ein Mitbestimmungsrecht, d.h. dass das Hinweisgebersystem in der Regel nicht ohne die vorherige Zustimmung des Betriebsrates eingeführt werden darf. In Konzernen oder Unternehmensgruppen ist sorgsam die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrates, der Gesamtbetriebsräte und/ oder der lokalen Betriebsräte zu prüfen und bei Zweifeln auf Delegationsbeschlüsse hinzuwirken. Welche Konsequenzen kann eine Falschmeldung haben? Das HinSchG regelt Ausnahmetatbestände, wonach das Gebot der Vertraulichkeit in bestimmten Fällen nicht gilt (z.B. ist die Identität einer Person, welche vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Information meldet, nicht vom Schutz der Vertraulichkeit umfasst). Im Fall einer solchen Falschmeldung besteht für Personen, die Gegenstand dieser Meldung sind, ein berechtigtes Interesse daran, Kenntnis über die Identität der meldenden Person zu erlangen, um gegebenenfalls Schadensersatzansprüche geltend machen zu können. Eine falsche Verdächtigung im Rahmen einer Meldung oder Offenlegung kann weitreichende Folgen für die Betroffenen haben. Die Auswirkungen lassen sich – vor allem wenn die Öffentlichkeit einbezogen ist, aber auch u.U. bei Geschäftspartnern, oftmals nicht mehr gänzlich rückgängig machen. Es dürfen jedoch keine überhöhten Anforderungen an hinweisgebende Personen in Bezug auf die Überprüfung der Richtigkeit der Informationen gestellt werden. Deshalb besteht der Schutz für die hinweisgebende Person auch in den Fällen, in denen sich der Hinweis als nicht zutreffend herausstellt, die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung jedoch davon ausgehen konnte, dass der Hinweis richtig ist.Schadensersatzansprüche, die aus einer einfach fahrlässigen unrichtigen Meldung resultieren, sollen nicht bestehen, da es verfehlt wäre, überhöhte Anforderungen an hinweisgebende Personen in Bezug auf die Überprüfung der Richtigkeit der Informationen zu stellen. Ein Schutz für hinweisgebende Personen besteht jedoch nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe unrichtiger Informationen handelt. Die hinweisgebende Person ist daher zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist (§ 38 HinSchG). Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt also nicht nur Hinweisgebende, sondern auch die Unternehmen. Dürfen hinweisgebende Personen sich mit sensiblen Unternehmensinformation an die Öffentlichkeit wenden? Eine hinweisgebende Person, welche Informationen gegenüber der Öffentlichkeit offenbart, kann sich nur dann auf den vorgesehenen Whistleblower-Schutz berufen, wenn durch das Unternehmen (intern) und/oder die Behörde (extern) keine geeigneten Maßnahmen innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens ergriffen wurden oder im Ausnahmefall auch bei hinreichendem Grund zur Annahme der Gefährdung des öffentlichen Interesses, Befürchtung von Repressalien oder fehlender Aussicht auf Aufklärung. Das HinSchG schützt daher als äußerste Möglichkeit auch die Abgabe von Hinweisen an die Öffentlichkeit, z.B. über soziale Medien oder an die Strafverfolgungsbehörden. Welche Sanktionen treffen das Unternehmen, wenn kein Hinweisgebersystem eingerichtet wurde? Die HinSch-RL verlangt wirksame, angemessene und abschreckende Sanktionen, die sich sowohl gegen natürliche wie auch gegen juristische Personen richten können. Das Verhindern einer Meldung und die darauffolgende Kommunikation, das Ergreifen einer verbotenen Repressalie oder das vorsätzliche oder leichtfertige Missachten des Vertraulichkeitsgebotes ist mit einem Bußgeld von bis zu EUR 50.000 belegt. Das fahrlässige Missachten des Vertraulichkeitsgebotes ist mit einem Bußgeld von bis zu EUR 10.000 bedroht. Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Einrichtung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nachkommen, droht eine Geldbuße von bis zu EUR 20.000. Durch den Verweis auf §§ 30, 130 OWiG ist es möglich, dass bei gravierenden Verstößen die Höchstgrenze für Geldbußen verzehnfacht werden kann. Mit wie vielen Meldungen wird gerechnet und was kostet das der Wirtschaft? An die externe Meldestelle des Bundes werden nach Schätzung der Bundesregierung voraussichtlich jährlich 3 000 Meldungen und 450 Anfragen nach § 24 Absatz 2 Satz 1 gerichtet werden. Im Entwurf des Gesetzes der Bundesregierung wird angenommen, dass in der Wirtschaft ca. 4 Meldungen je 1 000 Beschäftigte anfallen und bei ca. 70% der Meldungen Folgemaßnahmen eingeleitet werden. Es wird angenommen, dass die Hälfte aller Meldungen schriftlich eingeht. Die restlichen Meldungen werden telefonisch oder persönlich angenommen. Ausgehend von ca 90 000 jährlich eingehenden Meldungen (Grundlage statistische Daten) entspräche dies einem Aufkommen von 45 000 Meldungen, welche einer ausführlichen Dokumentation, etwa in Protokollform bedürfen. Die Bundesregierung schätzt bei Vergleichswerten für den Betrieb einer internen Meldestelle und Auswertung einer internen ressortübergreifenden Abfrage innerhalb der Bundesverwaltung einen jährlichen Erfüllungsaufwand inkl. Fortbildung und Technik in Höhe von 5.772 € je interner Meldestelle für die Wirtschaft. Für den Betrieb interner Meldestellen in der Wirtschaft entsteht so ein jährlicher Erfüllungsaufwand in Höhe von 200,9 Mio €, davon entfallen 152,5 Millionen € auf Personalkosten und 48,4 Millionen € auf Sachkosten.